如今我们的生活开始逐渐进入智能化的时代，比如当初你想要查阅相关信息，就得去图书馆或者其他地方，不停地翻阅资料才能获得自己想要的东西，在这个过程中，你可能会浪费掉大量的时间。但如今的搜索引擎可以让我们几秒之内获得想要的信息，节省精力。而智能科技也在方方面面的影响着我们的生活，档案管理就是一方面。

传统档案的一些缺点

我们对档案熟悉的印象就是，一堆堆文件整齐的摆放在一个铁柜里，有专门的档案管理人员在整理这些档案，在需要的时候他们会从中拿出需要的东西供我们查阅。但是这样传统的档案管理方式有两个弊端：首先在档案的排序和放置上，在查阅时一进一出甚至几进几出会打乱原来的顺序，渐渐地会使得原本整齐的档案编程一团乱麻；第二就是如果公司的档案由专人管理，如果有一天档案管理者在负责其他工作，你有急需某种资料，却因为档案管理者的暂时不在而陷入难堪的境地，从而影响工作效率。比如你在某建筑工地工作，资料员请假了，有一天要开安全验收等会议，你却发现安全资料不知放在哪里了，这就是一件非常麻烦的事情。

使用数字档案是解决这种困境的最好方式

首先可以看到的优势就是，使用数字档案的时候，无论档案管理者是否在岗，或者有无多余的人手去查阅，都不会影响档案的使用——因为数字档案管理系统可以让你轻松获得你所需要的资料，不用浪费时间去等待；而在查阅的时候也不会出现档案会出现乱序或者丢失的意外情况。

再有一个优势就是数字档案可以节省企业成本——它并不需要聘请专业的档案管理者，节约了保管费用，同时节约了企业空间，毕竟档案管理人员也是需要办公场所的。而且还可以增强对于档案的保护，因为对于那些企业里历史久远的材料，转换成数字材料是最好的保护方式，既能防止丢失，又能保护其不被篡改，甚至对于一些因年代久远而数据模糊的档案起到修复作用。

综上所述，传统档案的劣势可以使用数字档案来弥补，而如今也有越来越多的企业引入数字档案管理系统了，毕竟智能化已经成为当今社会的潮流。